Van opname naar offerte: hoe voorkom je dubbel werk?

Dubbel werk is dezelfde informatie twee keer invoeren. Eerst op locatie, later in de offerte. De tweede keer voegt zelden iets toe. Die kost vooral tijd en fouten. Je voorkomt het door één bron te hebben: de opname.

Wat je één keer vastlegt

• Klant en project, zodat de offerte niet naar een losse naam zoekt.
• Ruimtes, en per ruimte de vlakken die je schildert: wanden met lengte en hoogte, plafond als dat mee gaat.
• Openingen die van het oppervlak af gaan.
• Ondergrond en staat, voor zover die de voorbewerking bepalen.
• Het verfsysteem: de reeks handelingen die jullie voor dit werk gebruiken.
• Kleur, of de afspraak dat de kleur nog in overleg is.
• Foto’s en notities die bij deze ruimte horen, niet in een aparte chat.

Wat daaruit volgt

Oppervlak, materiaal en uren, volgens de normen die bij het gekozen systeem horen. Daarna een verkoopprijs. Daarna een offerte waarop de klant het werk en het totaal ziet. Jij typt dat werk niet opnieuw over.

Wijzigt de opname — een wand minder, een andere kleur — dan wijzigt de berekening van de nieuwe versie. De offerte die je al hebt verstuurd, blijft de oude versie. Zo voorkom je dubbel werk zonder de geschiedenis te wissen.

Wat je nog zelf doet

De lijn haalt het overtypen weg, niet het vakmanschap. Jij kiest het verfsysteem, jij bevestigt een maat die je niet vertrouwt, jij kiest het btw-tarief voor deze klus, en jij leest de offerte alsof je de klant bent voordat je hem stuurt. Een lege norm blijft leeg tot jij hem invult. De software rekent daarna hetzelfde, elke keer, met wat jij hebt vastgelegd.

Staat er na het bezoek nog een vraag open — een kleur die de partner moet kiezen, herstel waarvan je de omvang niet kon zien — dan hoort die vraag op de offerte als voorbehoud of als iets dat er niet bij zit. Niet als een bedrag dat je ’s avonds inschat om het veld dicht te krijgen.

Wat niet vanzelf mag

Een prijs die het systeem verzint omdat een norm leeg was. Een btw-tarief dat wordt afgeleid uit iets anders dan het tarief dat jij voor deze klus hebt gekozen. Een offerte die meekleurt als je volgende week een inkoopprijs aanpast.

Waarom dit anders op de avond blijft liggen, staat in avondadministratie.