Digitale offerte of PDF: wat werkt beter?

Een PDF en een link kunnen allebei een professionele offerte zijn. ‘Beter’ hangt af van wat je wilt kunnen: doorsturen, weten welke versie de klant heeft, en een akkoord vastleggen op precies dat document. Er is hier geen percentage dat zegt dat het ene kanaal vaker wordt geaccepteerd. Dat cijfer hebben we niet, en we verzinnen het niet.

Wanneer een PDF past

Een PDF is een bestand. De klant kan het opslaan, printen en doorsturen naar een partner of een vereniging van eigenaren. Dat is vertrouwd. Het nadeel zit in de versies. Elke correctie is een nieuw bestand in een mailwisseling. Na drie mails weet je niet welk bestand nog geldt, tenzij de naam en het versienummer daar strak in zijn.

Een PDF vertelt je ook niet of iemand hem heeft geopend. Stilte kan betekenen dat de klant het niet heeft gelezen, of dat hij nog nadenkt. Dat verschil zie je niet.

Wanneer een digitale offerte past

Een digitale offerte is één adres voor één versie. Je stuurt de link. De klant leest het werk, de kleur en het totaal. Geeft hij akkoord, dan geldt dat voor de versie die daar stond, met zijn naam en het bedrag dat hij zag. Een latere prijswijziging in jouw systeem hoort die pagina niet te veranderen.

Je kunt zien of de pagina is geopend. Dat is geen ja. Het is wel het verschil tussen ‘de mail is weg’ en ‘de offerte is bekeken’.

Naast elkaar

Je kunt een pdf uit dezelfde gegevens maken als de link. Het gevaar is een tweede waarheid: de pdf net anders dan de pagina, of een pdf die je interne calculatie meeneemt. Dezelfde versie, dezelfde bedragen, geen kostprijs.

Die inhoud staat in wat er in een offerte voor schilderwerk hoort.